Электронный документооборот для логистической компании

Электронный документооборот (ЭДО) уверенно вытесняет бумажный согласно ФЗ№227 (2010 г.). Для компаний в сфере логистики цифровой учет означает ускоренное принятие решений, мгновенную коммуникацию с контрагентами.

Электронный документооборот – дань современности. С его помощью руководство компании экономит ресурсы, снижает нагрузку на сотрудников, обеспечивает прозрачность и точность всех операций. Экономятся ресурсы, необходимые на заполнение, отправку и хранение бумажных документов. Одновременно снижаются риски ошибок, утери данных, доступа третьих лиц.

Для внедрения ЭДО необходим безопасный канал связи, профессиональная техподдержка, установка ПО для загрузки документов, получения и отправки файлов, архивирования данных. Повышение безопасности данных обеспечиваются с помощью усиленной ЭЦП. Такая цифровая подпись с юридической точки зрения обладает той же силой, что собственноручная. Взломать ЭЦП почти невозможно. Подделка запрещена законом.

Электронный документооборот решает весь спектр задач предшественника (бумажного аналога). Функционал системы включает:

• загрузку, обработку, корректировку документов;
  
  
• разграничение доступа пользователей;
  
  
• одновременную работу с документом нескольких сотрудников;
  
  
• отправку файлов контрагентам, партнерам для оперативной коммуникации;
  
  
• формирование архивов данных, защищенных от наводнений, пожаров, прочих бедствий;
  
  
• оперативный поиск нужного документа.
  
  

Сотрудники логистической компании ежедневно обрабатывают большой объем документов. За счет внедрения ЭДО ручной труд автоматизируется, сокращается нагрузка на специалистов, высвобождается время для важных задач.

Проблемы логистической компании, которые решает электронный документооборот:

1. Огромный поток первичной документации.
   
   
2. Отсутствие оперативного поиска архивных, активных договоров и отчетов.
   
   
3. Необходимость лично контролировать перемещение документов.
   
   
4. Отсутствие контроля над выполнением поручений, указанных в документах.
   
   
5. Нехватка баз знаний, консолидированных данных и справочников для единения информации между сотрудниками, клиентами, подрядчиками.
   
   

После внедрения электронного документооборота логистическая компания получает ряд преимуществ:

• до 75% сокращаются затраты времени на документирование;
  
  
• управленческие решения принимаются оперативно, за счет чего своевременно корректируется политика компании, стратегия ведения бизнеса, общения с контрагентами;
  
  
• финансовая выгода за счет исключения расходов на заправку оргтехники, закупку бумаги, содержание архивов, оплаты услуг курьера;
  
  
• четкую коммуникацию между исполнителями, что повышает производительность на 25%;
  
  
• минимизация рисков потери документов;
  
  
• переход корпоративной культуры на качественно новый уровень.
  
  

Логистические компании за счет ЭДО интенсивно развиваются, принимают наиболее эффективные и рациональные решения, успешно конкурируют на рынке.

Чтобы получить перечисленные выше преимущества, необходимо подготовиться к некоторым моментам:

1. Необходимость обучения сотрудников.
   
   
2. Контрагенты, партнеры также должны использовать ЭДО.
   
   
3. На внедрение системы, нового порядка требуется время.
   
   

Несмотря на ощутимую стоимость внедрения новых технологий, все расходы быстро окупаются, а компания в сжатые срок

Система электронного документооборота адаптируется под нужды логистической компании так, чтобы превратиться в максимально удобный, эффективный инструмент. Преимущества заключаются в оптимизации поставок, формировании предельно точных отчетов, оперативной обратной связи с клиентами.

ЭДО внедряют таможенные брокеры, транспортные и экспедиторские компании, участники морской транспортировки грузов, др. Программный продукт позволяет руководству компании оптимизировать количество персонала, сократить штат и затраты на его содержание, получить повышенную производительность.

На подписание документов логистам требуется пара кликов компьютерной мышью. Большинство востребованных бланков уже есть в цифровом виде. Это: доверенности, счета-фактуры, акты о выполненных работах, ТТН, др. Документация, полученная и отправленная в цифровом формате, признается судом любой юрисдикции, является полным аналогом бумажных бланков.

За счет внедрения ЭДО логистическая компания получает облегченный поиск документов, мгновенное формирование отчетов, надежное хранение архивов, безупречный контроль над всеми операциями, решениями, отчетами в любой момент времени, включая удаленный доступ. Автоматизация документооборота существенно повышает эффективность транспортно-логистической компании, избавляет от рисков, снижает расходы на неэффективное делопроизводство.