В переводе с английского инвойс означает «счет» или «фактура», но не стоит путать его с счетом-фактурой, которой российская бухгалтерия ведет для расчета НДС.

Если говорить простыми словами, инвойс – это счет на оплату товара, экспортируемого за рубеж. Оформление этого документа происходит только в том случае, если речь идет о международной поставке, и ваш груз отправляется за границу.

Инвойс – документ, без которого транспортная компания откажет вам в перевозке груза, поэтому особенно важно оформить его без ошибок.

Существует два вида инвойсов:

коммерческий инвойс (commercial invoice) – документ, на основании которого производится оплата
проформа-инвойс – (proforma invoice) – документ, который содержит предварительную информацию и требует согласования международными контрагентами

Подробнее о проформа-инвойсе

Проформа-инвойс – на его основании не происходит оплаты, этот документ оформляют, чтобы внести необходимые уточнения и корректировки. После согласования проформа-инвойса, формируется коммерческий инвойс.

В каких случаях следует оформить проформа-инвойс:

Во-первых, если товар частично оплачен
Во-вторых, если речь идет о бесплатном отправлении

Проформа-инвойс – документ, действующий для всех отправлений вне зависимости от способов пересылки. Морская доставка, автотранспорт, железная дорога – везде можно использовать проформа-инвойс. Его необходимо предъявить в рамках таможенного оформления, чтобы подтвердить стоимость отправляемого груза.

Важно: документ необходимо одновременно составить на русском и английском языках.

Информация, которая потребуется для оформления:

Имя/ название и реквизиты продавца
Имя/ название и реквизиты покупателя
Особые характеристики товара
Стоимость за единицу и суммарная стоимость
Условия поставки согласно терминам Инкотермс — 2010

В названии товара и его маркировке не должно быть никаких сокращений, максимально опишите все характеристика груза, вплоть до материала изготовления, если речь идет об одежде и подробных технических показателей, если вы отправляете смартфоны.

Самые распространенные случаи, когда выписывается проформа-инвойс

Отправка груза для последующей комиссионной продажи
Доставка выставочных образцов
Доставка товара, который будет участвовать в аукционе
Доставка сырья на переработку

Если в документе допущена ошибка, для ее исправления потребуется согласие как продавца, так и покупателя.

Подробнее об инвойсе

Как мы уже говорили ранее, это счет, который выставляется покупателю продавцом в рамках экспорта за границу. Для его оформления участники ВЭД используют образец, рекомендованный Европейской экономической комиссией ООН (Рекомендация № 6, Женева, сентябрь 1983 г.).

Какая информация потребуется для оформления:

Номер инвойса
Дата и время оформления
Имя/название продавца
Адрес, реквизиты продавца;
Имя/название покупателя
Адрес, реквизиты и номер телефона получателя
В случае, если вы прибегаете к услугам посредника, требуется указать его наименование, адрес и реквизиты
Страна происхождения товара
Страна, откуда отправляется товар
Валюта, в которой указана стоимость товара
Разновидность упаковки
Подробные характеристики груза
Количество товара в единицах
Вес товара
Цена за единицу и суммарная стоимость
Условие поставки согласно терминам Инкотермс — 2010
Запись о том, что грузоотправитель задекларировал верную информацию

Как правильно составить описание товара

Обязательные характеристики, которые нужно зафиксировать в инвойсе:

Наименование товара
Род его использования
Материал, из которого он изготовлен
Технические характеристики, если таковые имеются
Серийный номер или идентификационный код, если таковые имеются
Маркировка
Количество
Какая упаковка
Вес и объем товара

Образец описания продукции:

Для того, чтобы вам было проще самостоятельно заполнить инвойс, скачайте бесплатные образцы, которые мы подготовили для вас.

*Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Подпишись на рассылку

Чтобы не упустить полезные статьи и важные новости о грузоперевозках!

К каким товарам предъявляются особые требования по оформлению инвойса

Существуют категории товаров с особыми требованиями, к ним относятся химические вещества, сложносоставные товары, биологические образцы и другие виды продукции.

Какую информацию об особых товарах нужно зафиксировать в инвойсе:

Химические вещества: название, подробные характеристики (формула, степень концентрации, физическое состояние), цель перевозки, информация о соответствии требованиям безопасности, подтвержденная необходимым документом
Биологические образцы: данные о происхождении, цель перевозки, сроки и условия хранения.
Сложносоставные товары: необходимо перечислить все основные составные части товара
Изделия из текстиля: состав и данные о процентном содержании всех видов волокон, способ плетения
Безвозмездные виды товаров: подробные характеристики подарка и его цена – в зависимости от стоимости товара, в различных странах установлены свои лимиты по оплате пошлины.

Несколько советов по оформлению инвойса без ошибок

Сопоставьте информацию о продавце и покупателе в инвойсе и накладной, она может не совпадать
Вам необходимо составлять инвойс для всех экспортных отправлений, кроме документов. Хотя и здесь есть исключение: если вес документов превышает 5 кг., для такого отправления тоже требуется инвойс
Если вы оформляете документ вручную, обязательно пишите печатными буквами
В ряде стран заполнение варианта на английском языке может не требоваться, речь об отправлениях в Беларусь, Украину, Молдову и Казахстан
Если вы оформляете отправление в качестве юридического лица, не забудьте поставить печать, подпись уполномоченного лица и ее расшифровку
Если вы оформляете отправление в качестве физического лица, поставьте собственную подпись
Если инвойс состоит из нескольких страниц – печать и подпись необходимо ставить на каждой странице
Укажите номера телефонов отправителя и получателя в международном формате
Укажите индекс или Zip Code получателя
Заполните по одному экземпляру на русском и английском языках и на языке страны прибытия.

Образцы инвойсов

Мы составили для вас образец инвойса, по которому любой желающий может самостоятельно оформить документы. Однако, чтобы не допустить ошибок вам нужно заполнять его очень внимательно, а также владеть английским языком и языком направления груза. Поэтому, мы рекомендуем вам обратиться за помощью в оформлении инвойса к специалистам нашей компании.

Вопросы к MW Logistics об инвойсах:

Кто заполняет инвойс?

У предпринимателей и организаций, которые только начинают работать с китайскими поставщиками, возникает вопрос — что такое инвойсы и кто их заполняет.

Инвойс является сопроводительной грузовой документацией, которую покупатель получает от продавца при заключении сделки в международной торговле. На основе данных о полной стоимости товара из инвойса таможня ведет учет и определяет величину сборов и сумму НДС, которую платит покупатель. Инвойсы делятся на две разновидности: коммерческие инвойсы, по которым заказчик оплачивает товар, и проформа-инвойсы, содержащие сведения для последующего согласования условий контракта участниками международной сделки. Информация, которую содержит инвойс:

реквизиты продавца и данные покупателя;
адрес и наименование получателя;
наименование, адрес и реквизиты посредника, если он есть;
страна происхождения товара и страна отправки;
стоимость единицы товара и общая стоимость товара;
подробное техническое описание с указанием материала изготовления и способов использования товара.

Инвойс обычно заполняет отправитель, но иногда это делает покупатель товара.

Несоответствие кода ТН ВЭД категории товара и другие ошибки в инвойсе могут привести к задержке на таможне со срывом сроков поставки товара. Чтобы правильно оформить инвойс, вы можете скачать на нашем сайте бесплатные образцы, подготовленные нашей компанией. Если вы не владеете английским языком и затрудняетесь с заполнением документа, обратитесь к нам — мы заполним инвойс таким образом, что у таможенной службы и проверяющих органов не возникнет вопросов.

Через какой банк можно оплатить инвойс в Китае?

Оплату китайского товара можно произвести несколькими способами:

через международную банковскую систему SWIFT. Российские банки, которые в данный момент не отключены от SWIFT: БКС, Газпромбанк, Согласие, Росбанк (перевод возможен при наличии внешнеторгового контракта). Перевод денег, как правило, можно осуществить по инвойсу от поставщика на счета юридических лиц в определенных китайских банках;
через UnionPay в банках Приморье, Солидарность, Зенит, Русский стандарт и в некоторых других. Расчеты в юанях поддерживают не все банки, необходимо уточнять ситуацию на момент заключения контракта.

При наличии карты китайского банка расчеты удобнее всего производить через Alipay.

Мы готовы оказать помощь в расчете по инвойсу нашим клиентам.