Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС)

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) это государственная система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Она контролирует движение алкоголя от производства или импорта до продажи конечному покупателю.

Суть и назначение ЕГАИС

ЕГАИС нужна, чтобы фиксировать каждый факт оборота алкоголя и предотвращать нелегальную продажу продукции. В системе отражаются выпуск, ввоз, перевозка, приемка, продажа, возврат и списание товара. Розничная точка ведет учет алкоголя с момента поступления на склад до реализации покупателю.

К системе подключаются производители и импортеры алкоголя, производители и импортеры пива, оптовые поставщики и склады, магазины, бары, рестораны и кафе. Общепит отражает продажу алкоголя порциями, вскрытыми бутылками или в составе коктейлей. Алкоголь, который используют для приготовления блюд и напитков, также списывают в ЕГАИС.

С 2018 года организации и индивидуальные предприниматели обязаны отражать оборот алкоголя в системе. Даже продавец только пива должен подтверждать входящие накладные в ЕГАИС.

Как работает система

1. Производитель или импортер фиксирует выпуск либо ввоз продукции в ЕГАИС. Для крепкого алкоголя на бутылки наносят федеральные специальные марки, или ФСМ. Для пива, сидра, пуаре и медовухи используют коды Data Matrix.
2. Поставщик формирует электронную товарно-транспортную накладную, или ТТН, и направляет её в ЕГАИС после загрузки товара в транспорт. По требованиям приказа Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 ТТН должна поступить розничной компании до фактической поставки алкогольных напитков.
3. Магазин или заведение общепита получает ТТН через универсальный транспортный модуль, или УТМ. Получатель сверяет документы с фактической поставкой и подтверждает накладную, принимает часть товара по акту расхождений либо отказывается от неё.
4. После подтверждения товар отражается на алкогольном складе покупателя. При полном подтверждении со склада поставщика списывается весь товар из ТТН. При частичном принятии списывается количество, указанное в акте расхождений.
5. При продаже крепкого алкоголя кассир сканирует EAN товара и код федеральной специальной марки. При продаже пива, сидра, пуаре и медовухи сканируется код маркировки. Кассовая программа передаёт сведения через УТМ в ЕГАИС.
6. При бое, недостаче, продаже напитка в розлив или использовании пива в блюдах и коктейлях оформляется списание. При возврате товара сведения также фиксируются в ЕГАИС.

УТМ это программа для обмена данными между кассой, учетной системой и ЕГАИС. Он подписывает сообщения электронной подписью и получает подтверждения от системы. УТМ устанавливают на компьютер в каждой торговой точке. Для передачи данных требуется интернет.

Оборудование и подключение

Для начала работы получают квалифицированную электронную подпись, или КЭП, и формируют RSA-ключ. Подпись размещают на физическом носителе, например Rutoken или JaCarta. Затем устанавливают драйверы электронной подписи, УТМ, учетную систему и кассовую программу с поддержкой ЕГАИС.

В торговой точке нужны компьютер с интернетом, онлайн-касса, совместимая с системой, 2D-сканер штрихкодов и программа учета. Онлайн-касса должна поддерживать формат фискальных документов ФФД 1.2. Фискальный накопитель выпускается на 15 или 36 месяцев. Продавцы также заключают договор с оператором фискальных данных.

После установки оборудования организацию регистрируют в личном кабинете ЕГАИС на портале egais.ru, добавляют торговые точки и подключают учетную систему к УТМ. Затем проверяют тестовую приемку, передачу продаж и отображение данных в системе.

Учет алкоголя и маркировка

В ЕГАИС выделяют объемный учет и подтверждение движения продукции. Крепкий алкоголь учитывают по федеральной специальной или акцизной марке. Пиво и слабоалкогольную продукцию учитывают по объему, а коды отдельных единиц продукции отслеживают в системе «Честный знак».

С июня 2024 года пиво, сидр, пуаре и медовуха учитываются поэкземплярно. С 2025 года действует гибридная модель: объемный учет пива ведется в ЕГАИС, а поэкземплярный, или помарочный, учет выполняется в «Честном знаке». Кеги учитываются поэкземплярно с 1 марта 2025 года, фасованная продукция в бутылках и банках с 1 сентября 2025 года.

Для каждого кега, банки или бутылки пива, сидра, медовухи и пуаре производитель наносит код Data Matrix. При продаже маркированного пива «Честный знак» выводит продукцию из оборота, а в ЕГАИС оформляется акт списания. Для разливной продукции дополнительно направляют в «Честный знак» акт о постановке кега на кран.

Декларации и документы

Федеральный закон № 171-ФЗ устанавливает правила учета алкогольной продукции в ЕГАИС и декларирования деятельности. Форму 8 по пиву отменили для розницы и общепита. Форма 7 по крепкому алкоголю с 2026 года больше не обязательна для организаций общепита. За 4 квартал 2025 года общепит подавал такую декларацию в последний раз, до 20 января 2026 года, а корректировку можно было подать до 20 апреля 2026 года.

Для магазинов, работающих в населённых пунктах без доступа к интернету, форма 7 остается обязательной. Перечень таких населённых пунктов утверждают отдельно в каждом субъекте Российской Федерации по согласованию с Росалкогольтабакконтролем.

Ведение журнала учета продаж отменено с 1 января 2021 года постановлением Правительства РФ от 09.06.2020 № 841. Это не отменяет обязанности фиксировать приемку, продажу и списание алкоголя в ЕГАИС.

Ошибки и ответственность

Частая ошибка розницы это продажа товара до подтверждения ТТН или при расхождении фактических остатков с балансом ЕГАИС. При статусе «В обработке» продажа невозможна, если товар еще не принят на алкогольный склад заказчика. После проведения ТТН и постановки товара на склад продажа становится возможной.

За продажу алкоголя без фиксации в ЕГАИС по статье 14.19 КоАП РФ для должностных лиц предусмотрен штраф 10 000-15 000 рублей, для юридических лиц 150 000-200 000 рублей, с возможной конфискацией продукции. За реализацию немаркированных спиртных и спиртосодержащих напитков для юридических лиц указан штраф 200 000-300 000 рублей. Нарушения также могут повлечь лишение лицензии и другие санкции.

С 1 апреля 2026 года для работы с ЕГАИС требуется КриптоПро CSP версии не ниже 5.0 R2 и токен Rutoken ЭЦП 3.0 или выше для неизвлекаемых ключей по ГОСТ 34.12-2018. Поддержка КриптоПро CSP версии 4.0 прекращена в январе 2026 года. Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Частые вопросы

Можно ли продавать алкоголь без интернета?

Без интернета УТМ не сможет передать данные в ЕГАИС. Для магазинов в населённых пунктах без доступа к интернету действуют отдельные правила декларирования, но отсутствие связи не отменяет требований к учету и фиксации операций.

Нужна ли ЕГАИС магазину, который продаёт только пиво?

Да. Магазин должен работать с ЕГАИС как минимум для получения и подтверждения входящих накладных. Коды маркировки пива при этом отслеживаются в «Честном знаке».

Что делать, если товар в ТТН не совпадает с поставкой?

При полном совпадении ТТН подтверждают. При недостаче оформляют акт расхождений и принимают фактическое количество. Если накладная не соответствует поставке и расхождения не оформляют, от неё отказываются.