Электронная транспортная накладная (ЭТрН): оформление

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) это электронный документ о коммерческой перевозке груза автомобильным транспортом. ЭТрН оформляется в виде XML-файла, подписывается электронной подписью и заменяет бумажную транспортную накладную.

Суть и назначение ЭТрН

ЭТрН подтверждает факт и условия перевозки, приём груза, его состояние и доставку. Документ также подтверждает заключение договора перевозки, расходы на транспортные услуги и может использоваться при оплате, налоговом учёте и разрешении споров.

ЭТрН применяется в коммерческих автомобильных перевозках. В обмене участвуют грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель, оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

ЭТрН закрывает транспортную часть операции. Передачу товара и переход права собственности подтверждает универсальный передаточный документ (УПД). При доставке сторонним перевозчиком транспортная накладная и УПД могут оформляться одновременно.

Как оформляется электронная транспортная накладная

Грузоотправитель создаёт первый титул (Т1), указывает участников, груз, маршрут, транспортное средство и водителя, затем подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Оператор ИС ЭПД проверяет XML-файл, уникальный идентификатор и действительность подписи, после чего направляет документ в ГИС ЭПД и перевозчику.
Перевозчик проверяет фактические сведения и подписывает второй титул (Т2). При расхождениях он может принять груз с замечаниями или отказаться от приёмки.
После подписания Т2 водитель получает QR-код ЭТрН. Его можно открыть в мобильном приложении, сохранить в PDF или предъявить инспектору.
После прибытия грузополучатель проверяет груз и подписывает третий титул (Т3). Можно указать полную или частичную приёмку либо полный отказ с причиной.
После выдачи груза перевозчик оформляет и подписывает четвёртый титул (Т4). После этого основной обязательный документооборот считается завершённым.

После подписания каждого титула сам титул и файл подписи передаются в ГИС ЭПД. При ошибке до отправки документ можно отредактировать. Ошибки после подписания исправляют корректирующим титулом.

Титулы и формат ЭТрН

ЭТрН состоит из титулов, то есть файлов обмена или разделов, которые соответствуют отдельным этапам перевозки и подписываются конкретными участниками. В базовом сценарии обязательны четыре титула: Т1 оформляет грузоотправитель, Т2 подписывает перевозчик на погрузке, Т3 подписывает грузополучатель, Т4 завершает перевозчик на выгрузке.

Дополнительные титулы применяются при изменении стоимости перевозки, переадресации, смене водителя или транспортного средства. Титул Т8 содержит причину замены, данные нового автомобиля и водителя, а также место и дату замены. В некоторых описаниях формата предусмотрен Т9 для возврата груза отправителю. Поэтому общее количество титулов зависит от применяемого формата и сценария обмена: применяются варианты из 8 и 9 титулов.

Формат и правила обмена электронными перевозочными документами установлены постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. Цифровые форматы ЭТрН регулируются приказами ФНС, в том числе приказом № ЕД-7-26/1065@.

Когда ЭТрН станет обязательной

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы для автомобильного транспорта по общему правилу оформляются в электронном виде. Обязательный порядок распространяется на транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках.

До этой даты ЭТрН можно применять добровольно и использовать для тестирования обмена с контрагентами. С 1 сентября 2026 года по 1 марта 2027 года действует переходный период. При проверке на дороге за бумажный документ вместо электронной накладной должно применяться устное замечание, если накладная у водителя имеется вообще. Это правило не отменяет договорные, приёмочные и налоговые последствия.

С 1 сентября 2026 года бумажная накладная допускается только в случаях, предусмотренных приказом Минтранса от 1 июня 2026 года № 262 и приказом от 2 сентября 2026 года № 391. К ним относятся, например, перевозки военных и специальных грузов, перевозки для физических лиц для личных нужд, каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС, перевозки драгоценных металлов и камней, а также перевозки при отсутствии доступа к интернету в предусмотренных перечнем населённых пунктах.

Бумажный документ также может применяться при техническом сбое, который зафиксирован Государственной системой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА). Ошибка сотрудника, забытый пароль или разряженный телефон сами по себе таким основанием не являются.

Значения и требования актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию нормативных документов.

Что нужно для перехода на ЭТрН

Подключиться к оператору ИС ЭПД, включённому в реестр Минтранса.
Получить КЭП руководителя или индивидуального предпринимателя. Для сотрудника потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
Заключить соглашения между грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и водителем.
Предоставить сотрудникам доступ к сервису, назначить администратора и подключить водителей.
Обеспечить водителей смартфонами или планшетами, а склады и офисы компьютерами или ноутбуками с доступом к сервису.
Проверить, подключены ли к обмену все участники перевозки. При работе через разных операторов нужен роуминг.

Если грузоотправитель или грузополучатель не подключён к ГИС ЭПД, создать ЭТрН нельзя. Документ, начатый в электронном виде, должен быть завершён в электронном виде.

Чем ЭТрН отличается от ТОРГ-12 и ТТН

Транспортная накладная фиксирует перевозку груза, а ТОРГ-12 подтверждает передачу товара от продавца покупателю и содержит цену и стоимость товара. При доставке сторонним перевозчиком обычно нужны оба документа. Цена товара в транспортной накладной не указывается.

ТТН это товарно-транспортная накладная формы 1-Т. С 2011 года основным документом для расчётов за перевозку является транспортная накладная, а не единая ТТН. ЭТрН является электронной формой транспортной накладной и хранится в ГИС ЭПД и у оператора.

Ошибки и риски

На практике проблемы возникают из-за неверного идентификатора контрагента, неподписанного Т3, отсутствия роуминга между операторами и несоответствия данных о грузе, водителе или автомобиле. При зависшем документе следует фиксировать статусы с датой и временем, сохранять номер обращения оператору и переписку с грузополучателем.

Нештрафуемый период касается проверок на дороге и не гарантирует отсутствие иных последствий. За отсутствие транспортной накладной предусмотрены предупреждение или штраф 500 рублей для водителя по части 2 статьи 12.3 КоАП. По части 1 статьи 12.31.1 КоАП для должностных лиц указана ответственность 10 000 рублей. Отдельного состава за передачу бумажной накладной вместо электронной в приведённой редакции КоАП не установлено, однако заказчик может не принять груз без ЭТрН, а налоговые риски оцениваются по общим правилам.

Частые вопросы

Нужна ли ЭТрН при перевозке собственным транспортом?

Применение зависит от конкретной схемы перевозки и исключений приказа № 262. Для остальных коммерческих перевозок транспортная накладная необходима.

Как инспектор проверяет электронную накладную?

Водитель предъявляет QR-код ЭТрН или её номер. Инспектор может проверить документ служебным планшетом либо запросом в ГИС ЭПД по государственному номеру транспортного средства и номеру водительского удостоверения.

Нужна ли МЧД, если индивидуальный предприниматель сам ведёт и управляет автомобилем?

Если индивидуальный предприниматель одновременно является руководителем и водителем, он подписывает ЭТрН своей КЭП. МЧД в этом случае не нужна.