Отказное письмо

Отказное письмо это информационный документ с разъяснением, что конкретная продукция не подлежит обязательной сертификации, декларированию или иной обязательной оценке соответствия. Его также называют информационным письмом.

Зачем нужно отказное письмо

Документ помогает объяснить покупателю, торговой сети, маркетплейсу или таможне, почему на товар нет сертификата или декларации. Его могут использовать производители, импортёры и продавцы при поставках, заключении контрактов, участии в тендерах и государственных закупках.

Получать отказное письмо по закону не обязательно. Оно не подтверждает качество и безопасность товара и не заменяет обязательные разрешительные документы. Единой законодательно утверждённой формы письма и общего государственного реестра таких писем нет.

• Для торговли. Разъяснение для покупателей, интернет-магазинов и маркетплейсов, включая Wildberries и Ozon.
• Для таможенного оформления. Разъяснение при импорте продукции, не подлежащей обязательной оценке соответствия. В зависимости от формата органа письмо может дополнительно содержать сведения об импортном контракте.

Таможня может запросить письмо при сомнениях в представленных сведениях. Его наличие само по себе не гарантирует выпуск товара.

Как определяют, нужна ли обязательная оценка

Общего официального перечня всех товаров, освобождённых от обязательной оценки соответствия, нет. Проверяют конкретное изделие: его назначение, состав, материал и характеристики.

1. Сопоставляют продукцию с перечнями обязательной сертификации и декларирования по Постановлению Правительства Российской Федерации № 2425 от 23.12.2021.
2. Проверяют применимые технические регламенты Российской Федерации и Евразийского экономического союза (ЕАЭС).
3. Проверяют, требуется ли государственная регистрация продукции.

Постановление № 2425 действует с 1 сентября 2022 года и заменило Постановление № 982 от 01.12.2009. Ссылка только на прежний перечень не подтверждает отсутствие действующих требований.

Например, бальзам для губ может не требовать сертификации в национальной системе, но подлежать декларированию по техническому регламенту. Поэтому отсутствие товара в одном перечне ещё не основание для отказного письма.

Нормы актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Как оформляется письмо на продукцию

Заявитель передаёт сертификационной организации сведения о себе и товаре. Обычно образцы не нужны, но для спорной продукции могут запросить фотографии и подробное описание.

• Заявка, реквизиты и копии учредительных документов юридического лица или индивидуального предпринимателя (ИП).
• Название продукции, состав, основной материал и область применения.
• Коды Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД), при необходимости их подбирают специалисты.
• Для таможенного оформления дополнительно могут понадобиться контракт или инвойс, паспорт изделия и инструкция.

После проверки требований готовят проект письма. Заявитель сверяет сведения, затем документу присваивают исходящий номер и заверяют подписью и печатью. Письмо содержит сведения о заявителе, дату, описание продукции, нормативные ссылки и обоснование отсутствия обязательной оценки.

Название товара должно совпадать с названием на упаковке. Вместо общего слова «канцтовары» используют конкретное описание, например «Канцелярские принадлежности: бумага, ручки, скрепки».

Практика оформления различается: письма выдают аккредитованные органы, также встречается оформление добровольными органами и другими организациями. До оформления важно уточнить требования получателя. Аккредитацию проверяют в разделе «Аккредитованные лица» Росаккредитации. Самостоятельно составленное письмо таможня или маркетплейс могут не принять.

Срок оформления и действия

Единого срока подготовки нет. При полном комплекте документов встречаются сроки от 1 рабочего дня и 1-2 дня; в зависимости от органа и условий оформления также указывают 5-30 дней. Срок передачи проекта и срок выдачи готового документа могут отличаться.

Письмо может выдаваться на 1 год либо без ограничения срока, пока сохраняются нормативные основания. При изменении перечней и технических регламентов нужно проверить его актуальность: может потребоваться переоформление даже тогда, когда изменения не затронули сам товар.

Новое письмо также требуется при изменении заявителя, реквизитов, ассортимента или бренда. Добавлять новые товары в готовый бланк нельзя.

Сроки и нормы актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Частые вопросы

Сколько стоит отказное письмо?

Единого тарифа нет. Встречаются цены от 3 000 рублей, в пределах 4 000 рублей, фиксированные 4 500 рублей и от 5 000 рублей. При более сложной проверке указывается диапазон 5 000-20 000 рублей. Цена зависит от числа позиций, характеристик продукции и цели оформления. Значения актуальны на момент публикации и могут измениться.

Нужно ли отказное письмо для Wildberries и других маркетплейсов?

Площадка может запросить его как объяснение отсутствия сертификата или декларации. На Wildberries возможна ссылка на государственный перечень и добровольный характер письма, но порядок проверки зависит от правил площадки. До предоставления запрошенных документов карточку могут скрыть или временно заблокировать. Договорные санкции маркетплейса нужно отличать от ответственности за отсутствие обязательного сертификата или декларации.

Можно ли получить письмо у поставщика?

Да, поставщик или производитель может передать его бесплатно. Однако копия может не подойти, если товар продаётся под собственной маркой или сведения о продукции не совпадают. Письмо выдаётся на конкретного заявителя, поэтому важно проверить, примет ли его получатель.