Паспорт качества

Паспорт качества это технический или сопроводительный документ, в котором фиксируются характеристики конкретной продукции, партии, серии, поставки или единичного изделия. Сведения подтверждаются производственным контролем, испытаниями или другими достоверными данными.

Суть и назначение

Паспорт связывает заявленные свойства товара с конкретной партией. Его используют при приёмке, входном контроле, проверке исполнения договора и сопоставлении продукции со спецификацией. Документ может потребоваться изготовителю, поставщику, импортёру, покупателю или проверяющему органу.

Единой формы для всех товаров нет. Необходимость паспорта и его содержание зависят от вида продукции, технических регламентов ТС и ЕАЭС, ГОСТ, технических условий, стандарта организации, договора и требований заказчика. В России общей обязанности оформлять паспорт качества на все товары нет, однако для отдельных товаров документ прямо обязателен.

Паспорт часто оформляют на нефтепродукты, топливо, строительные материалы, химическую, целлюлозную и промышленную продукцию, оборудование и технические устройства. Например, статья 4.13 ТР ТС 013/2011 требует сопровождать паспортом качества каждую партию бензина, дизельного и судового топлива, топлива для реактивных двигателей и мазута.

Что указывают в документе

Обычно в паспорте указывают:

• наименование, марку, модель, артикул, сорт, типоразмер и состав продукции;
• изготовителя, поставщика, импортёра, страну происхождения и адрес производства;
• номер партии, количество, дату изготовления, выпуска или отгрузки;
• массу, объём, размеры, упаковку и комплектность, если эти сведения применимы;
• нормативные и фактические значения показателей, единицы измерения и методы контроля;
• ссылки на ГОСТ, технические условия, договор или другую нормативно-техническую документацию;
• результаты испытаний, сведения о пробах, лаборатории и аттестате аккредитации;
• номер и дату паспорта, подписи ответственных лиц и печать организации.

Для оборудования дополнительно могут понадобиться правила хранения, транспортирования, эксплуатации, технического обслуживания, ремонта, консервации и утилизации. В документ также включают меры безопасности и сведения о сертификате или декларации соответствия, если они оформлены.

При подготовке паспорта применяют ГОСТ Р 2.601-2019 и ГОСТ Р 2.610-2019, устанавливающие правила для эксплуатационных документов. В зависимости от продукции также учитывают ГОСТ 3.1001-2011, ГОСТ 2.105-95, ГОСТ 2.051-2013, ГОСТ, технические условия и условия договора.

Как оформляют паспорт

1. Определяют, нужен ли именно паспорт качества или требуется паспорт изделия, сертификат соответствия, декларация о соответствии либо другой документ.
2. Устанавливают объект оформления: партию, серию, поставку или единичное изделие.
3. Собирают сведения о товаре, изготовителе, модели, количестве, дате изготовления и нормативных документах.
4. Определяют показатели контроля и основания для каждого фактического значения.
5. При необходимости отбирают образцы или пробы, оформляют акт отбора и передают образцы на исследования.
6. Получают протокол испытаний, составляют проект паспорта и согласовывают его с заявителем.
7. Утверждают документ подписями ответственных лиц и печатью. В электронном документообороте допускается электронная подпись.

Испытания проводят в лаборатории изготовителя, на производственной площадке или в аккредитованной лаборатории. Новые исследования нужны, когда обязательные показатели нельзя подтвердить имеющимися данными. Если ранее полученные результаты относятся к конкретной продукции и остаются применимыми, их можно использовать для заполнения паспорта.

Для регулярных поставок применяют единый шаблон. Постоянными остаются сведения о продукции и перечень показателей, а номер партии, количество, дата изготовления и фактические значения заполняются заново. Производитель или поставщик сохраняет копию, оригинал может передаваться покупателю вместе с поставкой и отгрузочными документами.

Срок действия и особенности для импорта

Общий срок действия паспорта качества нормативными актами не установлен. На практике его связывают со сроком годности партии, сроком пригодности, эксплуатации или службы изделия. Для паспорта изделия документ может сопровождать продукцию весь срок эксплуатации.

При изменении состава сырья, свойств продукции, технологии производства или требований к оформлению паспорт корректируют либо оформляют заново. Документ без номера партии, даты изготовления или другого идентификатора нельзя надёжно сопоставить с товаром.

Для импортной продукции используют контракт, инвойс, упаковочные листы, сведения о стране происхождения, иностранные сертификаты и протоколы испытаний. При необходимости документы переводят на русский язык с нотариальным заверением. Паспорт на партию, ввозимую в Россию или выпускаемую в обращение на территории ЕАЭС, оформляют на русском языке и на государственном языке страны участницы ЕАЭС, где будет находиться товар.

Оформление паспорта для импортной продукции в практике указывается в пределах 5-15 рабочих дней. Отдельные сроки разработки документа составляют 2-5 или 3-5 дней и зависят от продукции, состава сведений и необходимости испытаний.

Отличие от сертификата и паспорта изделия

Паспорт качества фиксирует фактические характеристики конкретной партии или изделия. Сертификат соответствия подтверждает соответствие товара требованиям технического регламента, ГОСТ или иных обязательных требований. Декларация о соответствии подтверждает соответствие на основании заявленных данных производителя и регистрируется в установленном порядке.

Паспорт качества не является разрешительным документом и не заменяет сертификат, декларацию, свидетельство о государственной регистрации или другой обязательный документ. Для оборудования паспорт изделия, формуляр и руководство по эксплуатации могут быть обязательны независимо от наличия паспорта качества.

Для химической продукции оформляют паспорт безопасности химической продукции, также называемый паспортом MSDS, а не паспорт качества. Для пищевой продукции применяются специальные требования, включая декларацию о соответствии, а для пищевых предприятий обязательны разработка и внедрение принципов ХАССП, то есть системы анализа опасностей и критических контрольных точек.

Ошибки и риски

• Использование произвольного шаблона без проверки требований ГОСТ, технического регламента, договора или технических условий.
• Указание непроверенных данных и формулировки «соответствует» без установленного критерия.
• Расхождение номера партии, даты изготовления, количества или фактических показателей с товаром.
• Ссылки на утратившие силу стандарты или протоколы испытаний, срок применимости которых истёк.
• Попытка заменить паспортом качества обязательный сертификат, декларацию или СГР, то есть свидетельство о государственной регистрации.

Отсутствие обязательного паспорта может препятствовать приёмке, отгрузке, реализации, участию в тендерах и поставкам в магазины, маркетплейсы или государственные закупки. Возможные последствия зависят от требований к конкретной продукции и договора, включая задержки, неустойки, штрафы или расторжение договора.

Частые вопросы

Нужны ли лабораторные испытания для каждого паспорта?

Нет, не всегда. Испытания проводят, если показатели предусмотрены техническим регламентом, ГОСТ, техническими условиями, договором или процедурой оценки соответствия и не подтверждаются имеющимися данными.

Можно ли оформить паспорт самостоятельно?

Да. Изготовитель, поставщик или уполномоченное лицо может подготовить документ самостоятельно. Важно подтвердить показатели достоверными данными, правильно определить нормативную основу и утвердить паспорт ответственными лицами.

Обязателен ли паспорт качества для всех товаров?

Нет. Обязательность устанавливается для конкретной продукции техническим регламентом, ГОСТ, техническими условиями или договором. Даже при отсутствии прямого требования покупатель может предусмотреть паспорт в условиях поставки.

Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.