Проформа-инвойс

Проформа-инвойс (Proforma Invoice, счёт-проформа) это предварительный коммерческий и товаросопроводительный документ с ориентировочными сведениями о товаре, количестве, цене, валюте и условиях будущей сделки. Он помогает согласовать поставку, подготовить документы и оценить расходы до оформления окончательного коммерческого инвойса.

Суть и назначение проформы

Проформа нужна, когда условия сделки ещё согласуются, товар не готов к отгрузке, требуется предоплата, аккредитив, импортная лицензия или предварительный расчёт таможенных платежей. Её также используют при отправке образцов, подарков, выставочных товаров, гуманитарной помощи, товаров на ремонт или консигнацию.

Документ фиксирует предварительные данные: наименование и количество товара, цену за единицу, итоговую стоимость, валюту и базис поставки по Инкотермс. Например, в проформе можно указать условия FOB, CIF или DAP. При условии FOB следует обозначить точный пункт поставки, например порт, город или склад.

Сама по себе проформа обычно не является требованием об оплате и не подтверждает окончательную продажу. Она не считается первичным бухгалтерским документом, не принимается для вычета НДС и не отражает факт уплаты налога. При этом стороны или банк могут использовать её как основание для согласования аванса, аккредитива или подтверждения намерений по сделке. Конкретный порядок зависит от условий договора, банка и страны операции.

Как оформляют и используют проформу

1. Продавец готовит документ до отгрузки либо на фактически отправленный, но ещё не проданный товар.
2. Покупатель сверяет сведения с контрактом, спецификацией или заказом на покупку.
3. Стороны согласуют цену, количество, сроки, валюту, базис поставки и порядок оплаты. До окончательного согласования изменения в проформу допустимы.
4. При необходимости документ передают банку, перевозчику или таможенному представителю для предварительной проверки и расчёта расходов.
5. После согласования условий и отгрузки продавец оформляет коммерческий инвойс. Обычно проформа служит его основой, но окончательные данные могут отличаться.

В шапке указывают название PROFORMA INVOICE, номер и дату. Номер рекомендуется использовать для отслеживания документа, даже если в отдельных юрисдикциях он формально не обязателен. Далее приводят сведения о Seller и Buyer, ссылку на контракт или спецификацию, описание товара, количество, единицы измерения, unit price, line amount, итоговую сумму и Currency.

Также указывают страну происхождения, код ТН ВЭД или HS Code, условия Инкотермс с точным местом поставки, предполагаемые сроки доставки и срок действия проформы. В документе могут быть банковские реквизиты получателя платежа, включая Beneficiary, SWIFT и номер счёта. На практике требования к этим реквизитам различаются: для некоторых операций проформа не содержит банковских данных, для предоплаты они необходимы.

Описание товара должно совпадать со спецификацией и быть достаточно подробным. Указывают модель или SKU, артикул, материал, назначение, характеристики, количество, упаковку и маркировку. Формулировки вроде «оборудование», «материалы» или «запчасти» без расшифровки могут вызвать вопросы банка или таможни. Для России проформу при ввозе или вывозе обычно готовят в двух экземплярах, на русском и английском языках.

Чем проформа отличается от коммерческого инвойса

Критерий	Проформа-инвойс	Коммерческий инвойс
Момент оформления	Обычно до отгрузки, иногда на ещё не проданный или безвозмездно передаваемый товар	После фактической отгрузки либо при готовности товара к окончательному оформлению
Данные	Предварительные, допускают изменение до согласования	Окончательные, отражают фактическую поставку
Оплата	Обычно не является платёжным требованием, может использоваться для предоплаты или аккредитива	Служит основанием для основного платежа по контракту
Таможня	Используется для предварительной оценки стоимости и может быть дополнительным документом	Используется для таможенного оформления, расчёта пошлин и налогов
Учёт	Не является первичным бухгалтерским документом	Используется в валютном контроле, бухгалтерском учёте и комплекте закрывающих документов

Один документ не заменяет другой. Если таможенные правила требуют коммерческий инвойс, передача проформы вместо него может привести к запросу дополнительных документов и задержке груза. В отдельных международных практиках таможня допускает временное использование pro forma invoice, но commercial invoice затем предоставляют в установленный срок. Например, в одном из описанных вариантов указан срок 120 дней. Поэтому порядок нужно проверять по правилам страны ввоза.

Срок действия и изменения

Законодательно установленного единого срока действия у проформы нет. Срок обычно указывают в самом документе, а на практике он может сохраняться до изменения цены, количества, реквизитов сторон или срока поставки.

Если изменились количество, стоимость, реквизиты продавца или покупателя, срок поставки либо валюта, выпускают обновлённую версию и фиксируют её номер. При оплате частями важно исключить ситуацию, когда банк получает одну версию, а отгрузка проводится по другой. После оформления коммерческого инвойса корректировки проводят по установленной процедуре, например через кредит-ноту, дебет-ноту или корректирующий документ со ссылкой на первоначальный инвойс.

Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию требований страны ввоза и условия договора.

Типичные ошибки и риски

• Названия сторон, адреса и реквизиты не совпадают с контрактом, спецификацией или транспортными документами.
• Итоговая сумма не сходится с суммой построчных значений, валюта не совпадает с валютой договора.
• В проформе указаны общие слова вместо полного описания товара, модели, артикула и характеристик.
• Базис поставки приведён без точного места, например указано FOB без названия порта.
• Стоимость аванса не совпадает с последующим коммерческим инвойсом, а дополнительное соглашение к контракту отсутствует.
• Ошибка в реквизитах или номере документа приводит к возврату платежа с удержанием комиссий банков-посредников.

Перед оплатой данные проверяют по цепочке: контракт, спецификация или PO, проформа, платёж, коммерческий инвойс. При выявлении несоответствия до оплаты или таможенного оформления старый документ обычно аннулируют и выпускают новый. Если груз уже поступил на таможню, может потребоваться официальная корректировка с обоснованием изменений.

Частые вопросы

Нужно ли оплачивать проформа-инвойс?

В общем случае проформа не является требованием об оплате. Однако договор, правила продавца, банка или конкретной платформы могут предусматривать оплату по проформе как аванс или условие начала сделки. Такое назначение должно соответствовать договору и документам по операции.

Можно ли использовать проформу для таможни?

Проформа помогает предварительно подтвердить сведения о товаре и оценить таможенную стоимость. Для окончательного оформления обычно нужен коммерческий инвойс, но отдельные страны и процедуры допускают временное использование проформы с последующим представлением финального документа. Решение принимает таможенный орган по действующим правилам.

Что происходит после проформы?

После согласования условий, оплаты аванса и отгрузки продавец оформляет коммерческий инвойс с фактическими количеством, стоимостью и транспортными данными. Его используют для окончательного платежа, таможенного оформления, валютного контроля и учёта.