Прослеживаемость товаров

Прослеживаемость товаров это документальный и информационный учёт движения отдельных импортных товаров и партий от ввоза до продажи, утилизации или другого выбытия. Основной идентификатор в системе это РНПТ, регистрационный номер партии товара, который передаётся в электронных документах и используется ФНС для контроля движения партии.

Суть и назначение системы

Национальная система прослеживаемости нужна для контроля ввоза и оборота отдельных импортных товаров, сопоставления данных участников цепочки и выявления расхождений по количеству и партиям. Систему контролирует ФНС, она действует в отношении организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от применяемого налогового режима.

Прослеживаемыми становятся товары из утверждённого перечня, ввезённые в Россию из третьих стран или государств ЕАЭС. Российский товар не приобретает такой статус только из-за совпадения наименования или кода с позицией перечня. При этом импортный товар сохраняет прослеживаемость после перепродажи российскому поставщику или другому участнику оборота, пока не наступит основание для прекращения учёта.

Какие товары подлежат прослеживаемости

Перечень утверждён Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. В него входят восемь основных товарных групп, в том числе:

• холодильники, морозильники, холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы, код ТН ВЭД ЕАЭС 8418;
• автопогрузчики и другие погрузчики, код 8427;
• бульдозеры, грейдеры, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, дорожные катки и другая техника, код 8429;
• стиральные машины, код 8450;
• мониторы, проекторы и телевизионная приёмная аппаратура, код 8528;
• промышленные транспортные средства и тягачи, код 8709;
• детские коляски, код 8715 00 100 0;
• детские кресла безопасности с металлическим или пластмассовым каркасом, коды 9401.

Белорусские холодильники и морозильники, произведённые в Беларуси и ввезённые в Россию, исключены из перечня Постановлением Правительства РФ от 04.03.2023 № 345.

Статус товара определяют по коду ТН ВЭД ЕАЭС, коду ОКПД 2, наименованию, характеристикам и происхождению. Например, монитор с кодом группы 8528 может быть прослеживаемым, а ноутбуки с кодами 8471 30 000 0 и 8471 41 000 0 к прослеживаемым товарам не относятся. Для проверки конкретного товара используется сервис ФНС «Проверка регистрационного номера партии товара».

Как работает прослеживаемость

1. При ввозе из страны вне ЕАЭС РНПТ формируется автоматически на основании таможенной декларации.
2. При ввозе из Армении, Беларуси, Казахстана или Кыргызстана импортёр принимает товар на учёт и подаёт уведомление о ввозе по форме КНД 1169008.
3. ФНС присваивает РНПТ и направляет квитанцию через оператора электронного документооборота.
4. При перепродаже РНПТ передаётся по цепочке в счёте-фактуре или универсальном передаточном документе, УПД.
5. При операциях, для которых требуется специальная отчётность, подаётся отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами по форме КНД 1169010.

РНПТ относится к партии, а не к внутреннему артикулу. Обычно он состоит из четырёх блоков: кода таможенного органа, даты регистрации декларации, номера декларации и порядкового номера товара. Пример номера: 10129000/210621/0007511/001.

В счёте-фактуре указывают три обязательных реквизита прослеживаемости: РНПТ, код единицы измерения по ОКЕИ и количество товара в этой единице. У плательщика НДС заполняются графы 11-14. Неплательщик НДС, в том числе применяющий УСН или патент, оформляет УПД с теми же реквизитами.

Сроки и отчётность

Уведомление о ввозе из стран ЕАЭС подают в течение 5 рабочих дней с даты принятия товара к учёту. При перемещении товара из России в государство ЕАЭС подают уведомление о перемещении по форме КНД 1169009 или применяемой форме КНД 1184054.

Отчёт об операциях представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Он нужен при наличии операций с прослеживаемыми товарами. Неплательщики НДС сдают такой отчёт вместо отражения операций в декларации по НДС. Он требуется, в частности, при выбытии без реализации, покупке у неплательщика НДС, возврате из производства или оприходовании излишков.

Уведомление об остатках подают до продажи, передачи, утилизации или другой операции с товаром, если у него нет РНПТ. Для этого проводят инвентаризацию и направляют в ФНС форму КНД 1169011. Жёсткий срок подачи уведомления об остатках не установлен.

Значения сроков, формы документов и требования к реквизитам актуальны на момент публикации и могут измениться, поэтому проверяйте действующую редакцию нормативных актов.

Когда прослеживаемость прекращается

Учёт прекращается при продаже товара физическому лицу для личных нужд, передаче налогоплательщику налога на профессиональный доход, экспорте, утилизации, уничтожении, утрате, конфискации, выявлении недостачи или передаче товара в производство. Прекращение также возможно при исключении позиции из перечня.

При возврате товара от физического лица, возврате из производства или переработки, обнаружении ранее утраченной партии либо повторном включении товара в перечень прослеживаемость может возобновляться. Основания прекращения и возобновления установлены статьёй 105.32 НК РФ и Положением о национальной системе прослеживаемости.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

Прослеживаемость контролирует движение партии через РНПТ, электронные счета-фактуры, УПД и отчётность. Маркировка контролирует отдельную единицу товара с помощью кода Data Matrix. РНПТ не наносят на товар или упаковку, для прослеживаемости не требуются QR-метки, сканирование на кассе и физические стикеры.

Вопрос о том, может ли один товар одновременно относиться к прослеживаемым и маркируемым, в разных материалах трактуется по-разному. При наличии требований обеих систем следует проверять действующие правила для конкретного товара.

Типичные ошибки и ответственность

На практике встречаются отсутствие РНПТ, указание номера другой партии, расхождение количества, повторное включение одной операции в отчёт и неверное определение статуса товара по одному названию. Если товар поступил несколькими партиями, количество по каждому РНПТ указывают отдельно. Нельзя объединять такие партии в одну строку с одним номером.

Счета-фактуры, УПД, уведомления и отчёты передают через оператора электронного документооборота. Скан бумажного документа не заменяет структурированный электронный документ, если электронная форма обязательна. Ошибка в счёте-фактуре, мешающая идентифицировать товар, может повлечь отказ в вычете НДС.

Статья 129.16 НК РФ содержит нормы о штрафах за нарушение правил оборота прослеживаемых товаров. Также разрабатывались проекты статей 15.49-15.53 КоАП РФ с различными суммами санкций, однако по состоянию на 26 мая 2026 года закон о таких штрафах не принят. Обязанности по учёту, оформлению документов и отчётности сохраняются.

Частые вопросы

Где проверить прослеживаемость товара?

Сначала определяют код ТН ВЭД ЕАЭС и сопоставляют его с перечнем по Постановлению № 1110. Затем проверяют наименование, характеристики и происхождение товара. РНПТ можно проверить в сервисе ФНС «Проверка регистрационного номера партии товара». Если сведения не найдены, подтверждением может служить таможенная декларация при совпадении её номера с номером в счёте-фактуре.

Кто сдаёт отчёт об операциях?

Отчёт КНД 1169010 представляют организации и ИП при наличии операций, для которых он предусмотрен правилами. Неплательщики НДС, включая применяющих УСН и патент, сдают его ежеквартально при наличии таких операций. Плательщик НДС отражает обычные операции в декларации по НДС, а в отдельных случаях дополнительно представляет отчёт.

Нужно ли учитывать товар для собственных нужд?

Да, обязанность может возникнуть при приобретении прослеживаемого товара для собственных нужд, если он остаётся в собственности организации. Если товар включён в состав основных средств, уведомление об остатках до момента использования не подают. Оно потребуется при последующей продаже или утилизации.