Спецификация к контракту

Спецификация к контракту это приложение, которое конкретизирует условия сделки: какие товары поставляются, в каком количестве, по какой цене и в какие сроки. В договоре поставки она фиксирует параметры всей поставки или отдельной партии.

Назначение и юридическое значение

Основной контракт может устанавливать общие правила взаимодействия, а спецификация описывает конкретную поставку. Такой порядок удобен при регулярных отгрузках: ассортимент, количество и цены согласуют в отдельных приложениях, не перезаключая рамочный договор. Число спецификаций к одному договору поставки не ограничено.

Для обычного договора поставки отдельная спецификация не обязательна по закону. Однако стороны должны согласовать предмет сделки, включая наименование и количество товара. Если этих сведений нет в договоре и они не согласованы в приложении или иной форме, возникает риск признания договора незаключённым.

Если контракт прямо называет спецификацию его неотъемлемой частью, после подписания сторонами её условия подлежат исполнению наравне с условиями основного документа. Поэтому важно указать номер и дату контракта, к которому относится приложение.

Что включают в спецификацию

Унифицированной формы нет. Организация может использовать собственный бланк, обычно с таблицей товарных позиций. В документ включают:

• номер и дату спецификации, номер и дату контракта, наименования и реквизиты сторон;
• полное наименование товара, модель или артикул, технические характеристики и комплектацию;
• единицу измерения, количество, цену за единицу с указанием валюты, стоимость каждой позиции и итоговую сумму;
• сведения о налоге на добавленную стоимость (НДС), если он применяется;
• сроки, место и способ доставки, условия оплаты;
• требования к качеству, упаковке, маркировке и сопровождающим документам;
• подписи уполномоченных представителей сторон.

Единицы измерения желательно указывать по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) либо использовать однозначно понятные обозначения. При поэтапной поставке фиксируют количество по партиям, даты или интервалы отгрузки. Если сроки различаются, их указывают для каждой позиции; возможность досрочной поставки оговаривают отдельно.

Особенности внешнеторгового контракта

Спецификация к внешнеторговому контракту используется во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) для согласования конкретной международной поставки. Помимо перечня товаров, количества и цены, в ней могут указываться отгрузочные реквизиты, страна происхождения, условия поставки по Инкотермс, требования к упаковке и маркировке.

С иностранным партнёром важно согласовать формулировки и термины. Документы могут оформляться на русском и английском языках. При отгрузке сведения спецификации сопоставляют с инвойсом, а при морской перевозке также с коносаментом: документация должна соответствовать конкретной партии.

Спецификация не подтверждает сама по себе передачу товара и не заменяет перевозочные документы. Факт передачи подтверждают товарная накладная или универсальный передаточный документ (УПД), а заключение договора перевозки подтверждает транспортная накладная.

Как оформить и изменить документ

1. Поставщик готовит проект с учётом основного контракта и направляет покупателю.
2. Покупатель проверяет наименования, характеристики, количество, цены и условия поставки.
3. Уполномоченные представители обеих сторон подписывают согласованный документ. Бумажную спецификацию оформляют в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
4. Подписанную спецификацию хранят вместе с контрактом.

Электронная спецификация, подписанная квалифицированной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. При подписании представителем важно проверить его полномочия.

Изменения подписанной спецификации оформляют письменно, обычно дополнительным соглашением сторон. Новое приложение на следующую партию и изменение уже согласованной поставки имеют разное назначение: новый документ не следует считать автоматической заменой прежнего. Расторжение отдельной спецификации также не означает автоматического расторжения рамочного договора.

Спецификация по 44-ФЗ

В государственных закупках по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ спецификация раскрывает предмет и цену контракта и может оформляться его разделом или приложением. Заказчик готовит её вместе с проектом контракта. В документе указывают объект закупки, количество, единицы измерения, технические характеристики, цену единицы и общую стоимость.

Часть 2 статьи 33 предусматривает показатели, позволяющие проверить соответствие объекта требованиям заказчика: диапазон допустимых значений либо конкретные неизменяемые значения. При заключении контракта учитывают характеристики товара из заявки победителя.

Соглашение сторон само по себе не означает, что любое изменение спецификации допустимо. Изменение требований к объекту закупки на улучшенные характеристики рассматривается отдельно; возможность корректировки необходимо проверять по применимым нормам закона. Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Частые вопросы

Как составить образец спецификации к контракту ВЭД?

Основа образца: реквизиты контракта и сторон, перечень товаров с характеристиками, количеством и ценами, затем условия оплаты и поставки, требования к упаковке и документам, подписи. Например, для сканера штрих-кода SCN-250 в спецификации указаны 15 шт. по 4 500 рублей, стоимость позиции составляет 67 500 рублей. Готовый бланк необходимо адаптировать к конкретной отгрузке.