Транспортная накладная

Транспортная накладная (ТН) это документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом по территории России и фиксирует условия доставки, приём и выдачу груза. Она содержит сведения об отправителе, получателе, перевозчике, автомобиле и грузе и при правильном оформлении позволяет подтвердить расходы на перевозку.

Когда нужна транспортная накладная

ТН оформляют, когда груз перевозит привлечённая транспортная компания или индивидуальный предприниматель по договору перевозки. При самовывозе с наёмным перевозчиком накладная также нужна, а грузоотправителем указывают покупателя как сторону договора перевозки.

Если покупатель забирает товар на своей машине, ТН не оформляют: отдельная услуга перевозки не оказывается. Перевозку и затраты в этом случае можно подтвердить путевым листом. Перевозка собственного товара на автомобиле компании без отдельного договора также не требует электронной транспортной накладной.

По общему правилу документ составляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное. Это правило закреплено в части 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Экспедитор может указать себя грузоотправителем, если оформил поручение экспедитору, принял груз во владение и выдал экспедиторскую расписку.

Как оформить бумажную ТН

Накладную составляют датой передачи груза перевозчику. На каждый автомобиль оформляют отдельную ТН, обычно в трёх оригинальных экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. Несколько партий от одного отправителя одному получателю в одной машине можно включить в одну накладную. Для разных адресов доставки нужны отдельные документы.

1. Грузоотправитель указывает номер и дату ТН, реквизиты заявки, сведения о сторонах, адрес доставки, описание груза и сопроводительные документы.
2. В сведениях о грузе отражают наименование, состояние, упаковку, тару, количество мест, маркировку и массу. При отсутствии маркировки пишут «Отсутствует». Для опасного груза наименование и сведения о веществах приводят по Соглашению о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ).
3. Перевозчик вносит сведения о себе, водителе и автомобиле, включая государственный номер, грузоподъёмность и тип владения.
4. При погрузке отправитель или лицо, выполнившее погрузку, и водитель фиксируют состояние груза, массу, количество мест, фактические дату и время прибытия и убытия машины и ставят подписи.
5. При выгрузке получатель и водитель подтверждают выдачу груза. Недостачу, повреждения и сведения об актах отражают в накладной до отъезда машины.

Нумерация полей зависит от редакции формы. В форме с 12 основными разделами приём и выдача груза находятся в разделах 8 и 10, стоимость перевозки в разделе 12. В другой редакции приём и сдача обозначены пунктами 6 и 7, стоимость услуг пунктом 15. Образец заполнения должен соответствовать выбранному бланку.

Печать не обязательна. Если сведений нет, ставят прочерки; поля с отметками «при наличии» или «при необходимости» заполняют при соответствующих основаниях. Для использования ТН как первичного учётного документа заполняют раздел стоимости и делают дополнительный экземпляр для отправителя. Иначе стоимость подтверждают другим первичным документом, например универсальным передаточным документом.

Электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) равнозначна бумажной по юридической силе. Участники работают с ней через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Оператор передаёт сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

ЭТрН состоит из восьми титулов, то есть частей, которые участники формируют и подписывают на определённых этапах. Титулы 1-4 фиксируют сведения отправителя, приём груза перевозчиком, приём получателем и сдачу перевозчиком. Титулы 5-6 оформляют при необходимости для окончательной стоимости, 7 при переадресовке, 8 при смене водителя или автомобиля.

Электронный формат разрешён с 1 марта 2022 года. С 1 сентября 2026 года он обязателен для автомобильных перевозок по договору перевозки груза, кроме установленных нормативными актами исключений. До 1 марта 2027 года за предъявление бумажной накладной вместо электронной предусмотрено устное предупреждение, но это не отсрочка перехода и не правило для полного отсутствия документа.

Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Чем ТН отличается от товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная (ТТН) содержит товарный и транспортный разделы и оформляется в четырёх экземплярах. Она включает сведения для списания и оприходования товаров. ТН описывает перевозку и не содержит цены единицы товара и общей стоимости товаров, поэтому для их учёта нужен отдельный документ, например товарная накладная ТОРГ-12.

Частые вопросы

Подойдёт ли скачанный бланк транспортной накладной за 2024 год?

Сам год в названии файла не подтверждает пригодность формы. Нужно проверить её соответствие действующей редакции правил и допустимость бумажного оформления для конкретного рейса. Старый образец может иметь другую нумерацию и состав полей.

Можно ли оформить транспортную накладную онлайн?

Да. Однако заполнение бланка онлайн для печати отличается от оформления ЭТрН: электронный документ подписывают участники, а сведения передаются через оператора в ГИС ЭПД. Подписанную накладную можно найти и выгрузить из электронного архива сервиса.

Как исправить ошибку в накладной?

В бумажной ТН неверную запись зачёркивают одной чертой, сохраняя читаемость, вносят правильные данные, пометку «исправлено», дату и подписи уполномоченных лиц с расшифровкой. В ЭТрН используют исправительный титул с учётом ограничений на изменение отдельных сведений. Произвольно заменять уже подписанный документ нельзя.