Железнодорожная накладная

Железнодорожная накладная это документ, который подтверждает заключение и условия договора перевозки, а также приём груза перевозчиком. Она сопровождает груз от станции отправления до станции назначения и содержит сведения об участниках перевозки, маршруте, грузе и оплате.

Для чего нужна накладная

Транспортная железнодорожная накладная связывает конкретную отправку с договором перевозки. По ней перевозчик принимает груз, учитывает расходы и оформляет выдачу получателю. Номер документа используется для отслеживания отправки.

При таможенном декларировании накладную размещают в электронном архиве декларанта, а её идентификатор указывают в графе 44 декларации на товары под кодом 02013. Она относится к перевозочным документам, как автомобильная накладная или морской коносамент, но применяется к железнодорожной перевозке.

Виды и формы железнодорожных накладных

Форму выбирают по маршруту и правилам сообщения:

• Внутрироссийская накладная. Используются формы ГУ-27у и ГУ-27у ВЦ. Бланк нужно выбирать с учётом действующей редакции и вида отправки.
• Накладная СМГС. Применяется в странах действия Соглашения о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС), в том числе на направлениях в Китай и Монголию.
• Накладная ЦИМ (CIM). Используется в странах действия Конвенции о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ), включая Западную Европу.
• Комбинированная накладная ЦИМ-СМГС. Может применяться на маршрутах между странами с разными системами международного железнодорожного сообщения.

Бумажный внутрироссийский комплект состоит из четырёх листов: оригинала накладной для грузополучателя, дорожной ведомости для участников перевозки, её корешка для перевозчика и квитанции о приёме груза для отправителя. В комплекте СМГС обычно шесть или более листов, включая дубликат для отправителя и лист для транзитной дороги.

Как заполняют железнодорожную накладную

Накладную оформляют до передачи груза. Обычно сведения готовит отправитель, а перевозчик заполняет свою часть и подтверждает приём. Договор может предусматривать полное оформление документа перевозчиком. При частичной поставке отдельные партии оформляют отдельными накладными.

1. Указывают участников. Вносят наименования и адреса отправителя и получателя, контактные данные, сведения о перевозчике и плательщике. Если при отправлении и прибытии платят разные лица, указывают обоих.
2. Заполняют маршрут и подвижной состав. Указывают станции отправления и назначения с кодами, номер вагона или сведения о контейнере. Для международного транзита добавляют промежуточные станции и ответственных перевозчиков.
3. Описывают груз. Вносят наименование, код по применяемому классификатору, упаковку, количество мест и массу. Для международной спецификации используют коды Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (ТН ВЭД ЕАЭС).
4. Добавляют условия и документы. Указывают необходимые особые отметки, например температурный режим, перечень приложений и расходы по перевозке.
5. Сверяют и подписывают. Проверяют совпадение данных с инвойсом, спецификацией и упаковочным листом. Отправитель и перевозчик подписывают документ; приём груза на бумаге подтверждается календарным штемпелем станции.

Например, для партии из пяти паллет с массой нетто 1 245 кг и брутто 1 390 кг эти показатели указывают раздельно. Масса брутто должна учитывать упаковку, иначе возможны расхождения при весовом контроле.

Электронное оформление

Электронную транспортную железнодорожную накладную (ЭТЖН) оформляют через систему ЭТРАН, используемую для юридически значимого документооборота РЖД. Документ подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) обеих сторон. Печатать листы электронной накладной для такого обмена не требуется.

С 1 сентября 2026 года предусмотрено обязательное электронное оформление железнодорожных накладных, кроме случаев, которые определит Министерство транспорта России. Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 470 регулирует обмен такими документами и направление сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

В международной перевозке важно, чтобы электронную подпись признавали в соответствующих странах. Даже при наличии ЭТЖН на отдельных направлениях может потребоваться бумажная копия.

Значения актуальны на момент публикации и могут измениться, проверяйте действующую редакцию документа.

Ошибки и исправления

Частые ошибки касаются массы, количества мест, адресов участников и номеров вагонов. Расхождения между накладной, инвойсом и упаковочным листом могут вызвать задержку или запрос дополнительных сведений. Неверные коды груза и станций создают риск дополнительных расходов и штрафов.

Подчистки и помарки отправителя не допускаются. Исправления согласуют с перевозчиком: переадресовку, контакты получателя и условия выдачи нельзя менять самостоятельно. Изменение характеристик груза или условий транспортировки не следует оформлять как обычную корректировку контактных данных.

Частые вопросы

Как называется железнодорожная накладная на английском?

Используется название Railway Bill, сокращённо RWB.

Где взять образец железнодорожной накладной?

Официальный образец размещается в разделе нормативной документации РЖД. Для заполнения нужен бланк подходящей формы и редакции: образец внутрироссийской накладной не заменяет накладную СМГС.

Для чего нужен оригинал транспортной железнодорожной накладной?

В бумажном внутрироссийском комплекте оригиналом является лист 1, который перевозчик выдаёт грузополучателю. Отсутствие оригинала на станции назначения препятствует выдаче груза. При электронном оформлении используется подписанный электронный документ.